Kako upravljamo projektima u potpuno udaljenom timu

Lekcije su naučile upravljati višefunkcionalnim projektima na timu od 60 ljudi raspoređenih u 23 zemlje

Autor Lucile Foroni

Izvorno objavljeno na službenom blogu Doist

Nemamo menadžere projekata s punim radnim vremenom u Doistu. Zapravo do prije godinu dana nismo imali niti jedan formalizirani sustav upravljanja projektima. Ako ste tim od 20 ljudi, to može raditi (manje ili više). Kada ste tim od 60 i više ljudi iz 23 različite zemlje, stvari počinju brzo propadati.

Prije otprilike godinu dana počeli smo eksperimentirati sa sustavom koji zovemo Doist Ciljevi (DOist Ciljevi) - DO-ovi za kratko usmjerene na projektno utemeljene jedinice (koncept koji smo prilagodili iz Spotifyjevih timova za proizvode). Svaka momčad je privremeni višenamjenski tim koji radi na određenom cilju za jedan ciklus od 6 tjedana (vremenski okvir koji smo posudili od Basecampa).

Na početku su neki odredi dobro funkcionirali i isporučili ih na vrijeme. Drugi ... pa, nisu. Otkrili smo da je ključni faktor uspjeha projekta bio pažljiv vođa tima koji je odgovoran za koordinaciju i pomicanje projekta naprijed. Jedini problem je što nitko od nas nema pozadinu upravljanja projektima. Da stvar bude još gora, ne radimo dobro s birokratskim procesima ... To jednostavno nije u DNK našeg tima.

Od kada smo počeli raditi u odredima, morali smo se zapitati kako želimo da izgleda projektni menadžment u našem timu:

Je li moguće učinkovito upravljati projektom na lagan način, a da se pri tome ne zapnete kompliciranim metodologijama i GANTT kartama?

Kako se upravljanje projektima može prilagoditi postavkama udaljenog tima u kojima se većina komunikacije odvija asinkrono?

Kad upravljanje projektima nije vaš cijeli posao, kako ga spriječiti da preuzme svoj cijeli dan?

Još nemamo sve odgovore, ali evo nekoliko lekcija koje smo naučili do sada:

  • Okupite svoj odred
  • Izbacivanje stvari spekcijom i sastankom
  • Organiziranje zadataka i komunikacija s Todoistom i Twistom
  • Praćenje projekta i rukovanje uobičajenim blokadama cesta

Okupite svoj odred

Prije svega, trebate steći pravi spoj vještina i doprinosa da biste dovršili projekt. Uzimajući vremena za službeno okupljanje vašeg odreda ima dvije svrhe:

Prvo, osigurava da suigrači koji su potrebni za dovršavanje projekta budu uključeni u rad od početka. Ništa ne usporava tim poput dodavanja ljudi na pola puta. Jedan od mojih najvećih propusta u upravljanju projektom bio je to što nisam prikupio odgovarajući tim da bih završio jedan moj odred.

Stvarali smo nove ekrane kako bismo pomogli ljudima da proslave kada stignu do Todoist Zero-a (nema više zadataka za dan). Budući da je projekt izgrađen oko ilustracija, pretpostavio sam da trebam raditi samo s našim ilustratoricom Yin iz Tajvana. Ispada da nam je potreban i dizajner proizvoda (Portugal) koji je ilustracije uključio u stranicu te programeri (iz Tajvana, Rusije, Austrije, Grčke) za svaku platformu koji su mogli prepoznati ograničenja specifična za platformu u fazi dizajna.

Koordinacija je bila kaos. Detalji nedostaju. Trebalo je odlučiti o novim promjenama i priopćiti cijelom timu u posljednjem trenutku. Programeri su vrijeme bili zgrčeni i morali su voditi računa o tim promjenama. Moj je nadzor na početku gotovo utrostručio vrijeme potrebno za dovršetak projekta.

Nepotrebno je reći da sam vrijedno vremena unaprijed okupiti cijeli svoj tim i osigurati da svi budu ažurni o dešavanjima od početka. Obavezno informirajte svoje suigrače o tome koga treba uključiti. (A tko ne bi trebao biti. Ništa ne usporava projekt poput previše kuhara u kuhinji.)

Druga pogodnost okupljanja cijelog tima u samom startu je pomoći svima da planiraju svoje vrijeme, procijene svoje opterećenje i rano identificiraju zapreke.

Kao voditelj odreda, vaš cilj broj jedan je stvoriti okruženje u kojem vaš tim može najbolje raditi bez osjećaja prenapučenosti i frustracije. Sve ovo započinje osiguravanjem da su očekivanja od rada razumna i vaši suigrači nisu raspoređeni u previše odjela. Naravno da će se pojaviti neočekivane stvari; morat ćete biti budni i pomoći u pomicanju rada i rokova kada nečije radno opterećenje postane neizvodljivo. Ali razjašnjenje tko će sudjelovati u kojim projektima će od samog početka ići dug put u rješavanju stresnih uskih grla.

Članovi vašeg tima najvažnije su sredstvo za uspjeh projekta. S kime radite, kako ih podržavate i koliko ćete olakšati komunikaciju učinit će ili prekinuti vaš projekt.

Izbacivanje stvari spekcijom i sastankom

Na Doistu pokušavamo komunicirati što je više moguće asinkrono - to je uvjet za uspješnu suradnju s udaljenim timom u kojem svi rade u različitim vremenskim zonama. Izuzetak je, međutim, početak momčadi. Video sastanak s cijelim sastavom na početku pomaže smanjiti probleme prije nego što postanu puni problemi. Ako prođemo dobro, otkrili smo da vrijedi uložiti vrijeme.

Prije početka sastanka, nacrtam specifikaciju koja pokriva cilj, opseg i vremensku traku tima i šaljem ga timu. (Evo primjera specifikacije s uklanjanjem nekih veza.)

Svaka naša specifikacija projekta uključuje cilj, opseg i procijenjenu vremensku traku.
  • Cilj identificira na čemu radimo kao odred. Na primjer, "Stvorite iskustvo Todoist Zero-a koji oduševljava korisnike kada izvrše sve svoje zadatke za taj dan." To osigurava da smo svi na istoj stranici i omogućava nam da počnemo razmišljati o tome kako ćemo mjeriti uspjeh projekta.
  • Opseg je presudan za popunu odreda za 6 tjedana. Neki od projekata uključuju značajke koje bi se mogle značajno poboljšati. Međutim, korisnicima moramo poslati nešto prije kraja ciklusa. Da bismo to učinili, moramo odlučiti o promjenama s najvišim prioritetom na kojima ćemo raditi prije nego što započne istraživanje dizajna. Slijedeći gore navedeni primjer, područje bi moglo biti „Stvorite i implementirajte 6 različitih zaslona temeljenih na ilustracijama Todoist Zero na svim Todoist platformama“.
  • Vremenska crta je da pomognete suigračima znati na čemu će raditi u kojem trenutku ciklusa od 6 tjedana. Ovisnosti o projektima postaju očite nakon postavljanja na vremensku traku. Na primjer, dizajner zna da njihovi modeli moraju biti dovršeni do 5. prosinca kako bi programeri imali dovoljno vremena da ga provedu do 15. prosinca. Početni vremenski okvir neophodan je za koordinaciju, ali ne bi trebao biti izvor stresa. Datumi će se neminovno mijenjati kako odredi napreduju.

Na temelju podataka tima tijekom sastanka, izvršit ću sve potrebne promjene prije finaliziranja dokumenta. Na ovaj način svima je jasno oko problema koji rješavamo, kako izgleda uspjeh projekta i što treba dovršiti kada.

Budući da naš udaljeni tim ima prirodnu odbojnost prema sastancima, imamo nekoliko osnovnih pravila kako bismo bili sigurni da su oni koje imamo učinkoviti i produktivni:

  1. Zakažite što je moguće manje sastanaka. Nemamo tjedne pripravne sastanke za odrede. Međutim, na početku odreda nalazim vrijeme na dnevnom redu za sve koji se može blokirati na 6 tjedana. Na taj način, ako nam treba još jedan sastanak dok napredujemo, već imamo blokiran termin kako bismo ga imali. Kad nam sastanak ne treba, nemamo ga.
  2. Imajte plan i držite se toga. Prethodno slanje dnevnog reda drži sastanak usredotočenim i omogućava ljudima da pripreme pitanja i daju svoj doprinos unaprijed. Dnevni red bi trebao postaviti jasan cilj za ishod sastanka. Na primjer, "Odlučite između 3 predložena UX rješenja za poboljšanje Karminih ciljeva i strija". Kao vođa vodstva, moja je odgovornost da sastanak pratim. Ako netko počne izlaziti iz teme, jednostavno kažem "To je sjajna stvar kojoj bismo se trebali vratiti kasnije, ali sada moramo donijeti X odluku."
  3. Neka sastanci budu kratki. Fokus se može vrlo brzo izgubiti na sastancima; pritisak vremena pomaže mi usmjeriti razgovor na dnevni red. Zakazujem 45-minutne sastanke, ali cilj ih je završiti u 30.
  4. Pohađanje nastave nije obvezno. Eksperimentirao sam samo s neobaveznim pohađanjem, ali mislim da će to dovesti do produktivnijih sastanaka. S vremenom unaprijed, suigrači mogu procijeniti je li potrebna njihova prisutnost ili ne. Ovisno o svom radnom opterećenju i rasporedu, mogu odlučiti prisustvovati ili samo shvatiti što je odlučeno nakon toga na Twistu.
  5. Dokumentirajte akcijske stavke i odluke. Pismena komunikacija je životni vijek tima udaljenog tima. Uvijek nacrtam kratak sinopsis onoga što je odlučeno i objavljujem u Twist niti o kojem su obaviješteni svi relevantni suigrači.

Organiziranje zadataka i komunikacija s Todoist projektom i Twist kanalom

Ne iznenađuje da za upravljanje našim odredima koristimo vlastite alate - dizajnirali smo ih i izgradili u udaljenom okruženju za daljinsku suradnju.

Todoist je naš alat za upravljanje projektima. Napravili smo predložak projekta koji okuplja sve zadatke povezane s postavljanjem i koordiniranjem odjela tijekom ciklusa od 6 tjedana. Kad započne novi ciklus, kreiram novi projekt za svaki vodstvo koji vodim i uvozim predložak u svaki kao početnu točku.

Pratimo sve zadatke povezane s odredima, rokove i referentne materijale u jednom projektu Todoist.

Na temelju početnog vremenskog rasporeda, tom projektu Todoist dodajem sve zadatke povezane s projektom, zajedno s datumima dospijeća i dodijelim svakog odgovornom članu tima. U komentare na projekt dodajem vezu na specifikacije odreda, tako da svi znaju gdje ga mogu pronaći. Ako postoje dokumenti ili nacrti koje će suigrači morati uputiti na određene zadatke, dodajem ih u komentare zadataka. Na taj način svi članovi odreda moraju provjeriti svoje prikaze današnjeg ili sljedećeg 7 dana da bi vidjeli bilo koje nadolazeće projektne zadatke na kojima trebaju raditi. (Saznajte više o organiziranju projekata s Todoistom.)

Dok nam Todoist pomaže da pratimo određene zadatke i rokove, Twist drži sve naše razgovore povezane s projektima organizirane i lako dostupne svima bez obzira u kojoj se vremenskoj zoni nalaze. Najveći izazov u koordiniranju projekta na udaljenom timu je taj komunikacija se mora odvijati asinkrono. Definitivno je dana kada bi bilo brže prići suigračima, postaviti im pitanje i dobiti odgovor za minutu. Ali naravno, kao voditelj projekta na udaljenom timu ne možete.

Međutim, asinhrona komunikacija je također jedno od najvećih bogatstva u upravljanju projektom. Omogućuje članovima tima da se isključe kako bi se usredotočili na stvarno isporučivanje svog dijela projekta, bez brige da će propustiti nešto važno. Twist smo dizajnirali upravo za takvu asinhronu komunikaciju.

Na početku ciklusa, stvaram novi kanal za svaki vodstvo koji vodim i pozivam sve koji će biti uključeni. Tada kreiram teme za raspravu o svim određenim aspektima projekta.

Stvaramo novi kanal za svaki odred, tako da sva povezana komunikacija ostaje organizirana na jednom mjestu.

Na ovaj način sva komunikacija za projekt je na jednom mjestu. Svi na kanalu mogu preskočiti niti, vidjeti o kojim se temama raspravlja i pronaći potrebne informacije. No možete odabrati koji će članovi zapravo dobiti obavijest o novoj temi ili komentaru. To smanjuje buku i osigurava da relevantni članovi znaju o čemu se radi.

Kao što sam rekao prije, 95% naše koordinacije vrši se putem interneta. Sastanci su rijetkost, zato je važno da svi zadaci, rokovi, odluke i razgovori budu jasno dokumentirani, organizirani i dostupni svima. S projektom Todoist i Twist kanalom, članovi tima obično mogu pronaći sve potrebne informacije bez potrebe za traženjem.

Praćenje projekta i rukovanje uobičajenim blokadama cesta

Upravljanje projektom je poput brige o bebi - okrenite leđa na sekundu i ona će puzati ravno za rub stuba i zabiti prste u najbližu utičnicu.

Ako vodite projekt, ne možete jednostavno dodijeliti neke zadatke i rokove i pustiti stvari da se pokreću sami. Srećom, ako imate sustav za prijavu o statusu projekta i zadržavanje svih na istoj stranici, upravljanje projektom ne mora postati vaš posao sa punim radnim vremenom.

Objavljivanje tjednog ažuriranja projekta

Na Doistu stvaramo namjensku nit "Snippets" na kanalu odreda gdje se mogu dodavati nadogradnje iz tjedna u tjedan. Evo što uključujemo u svako ažuriranje:

  • Što se dogodilo taj tjedan
  • Što slijedi sljedeći tjedan
  • Što je na rasporedu / što slijedi i eventualne promjene roka (pazite da se promjene datuma odraze i na projekt Todoist)
  • Sve što blokira projekt dalje
Brzo tjedno ažuriranje statusa drži sve na istoj stranici bez gubljenja vremena za sastanak.

Da pripremim tjedno ažuriranje, prelistavam projekt Todoist i kanal Twist. Ako status određenog dijela projekta još uvijek nije jasan, zamolit ću odgovornog člana tima za ažuriranje relevantne teme.

Zadržavanje zadataka upravljanja projektima i u Todoistu

Iako koristim projekt odreda za brzi pregled ostalih zadataka, također pratim sve zadatke povezane s upravljanjem projektima. To me sprečava da poludim u pokušaju da pratim sve pokretne dijelove u mojoj glavi i pomaže mi da budem učinkovitiji tako da upravljanje projektom ne preuzme moj cijeli dan.

Evo nekih tekućih zadataka upravljanja projektima koje dodajem za sebe u Todoistu:

  • Pratite se sa članom tima za 48 sati ako se nisam čuo (uz vezu do relevantne Twist niti)
  • Odgovorite na Twist nit kasnije (također pomoću veze do odgovarajuće teme)
  • Ponavljajući zadatak za objavljivanje tjednog ažuriranja

Također držim vlastiti projekt Squad Status u Todoistu, gdje imam svaki svoj odred kao zadatak. Koristim komentare zadatka da zabilježim sve što je preostalo da ispunim odred. Dva puta tjedno savjetujem svaki zadatak i ažuriram ga trenutnim statusom projekta. Pomaže mi da i dalje budem na tragu!

Držim zasebni projekt statusa odreda s napomenama za sebe.

Ostati unutar dosega (ili ga čak smanjiti)

Tijekom projekta neke će stvari vjerojatno potrajati duže nego što se očekuje. 6-tjedni ciklusi brzo idu. Sviđa nam se filozofija Basecampa da biste trebali prilagoditi opseg, a ne rok:

"Sve je stvar u tome da pažljivo promatramo neku značajku i otkrijemo pravu suštinu. Ne što može biti, nego što treba biti? "

Imajući u vidu prvotni cilj vaše momčadi plus krajnji rok, morate odlučiti što ćete poduzeti i šta treba ostaviti za kasniji ciklus. To često znači reći ne neverovatnim idejama ili izostaviti nešto iz prvobitnog plana. Može biti korisno voditi listu "lijepo imati" u Todoistu ili u specifikaciji odreda na koje se možete vratiti ako dođe vrijeme kasnije ili u nekom drugom ciklusu.

Donošenje odluka

Ponekad je rješenje očito i odluke se donose brzo. Drugi se put ljudi ne slažu u pravom toku akcije i rasprave će se zauvijek povući. Kao voditelj projekta, možda niste uvijek „odlučivači“, ali vi ste odgovorni za to da se odluke donose efikasno.

Kad postoje neslaganja, obično ostavljam malo vremena za raspravu o Twist niti. Može biti nekoliko dana ili tjedan, ovisno o važnosti odluke i mjestu u kojem smo ciklusu. Kad osjetim da daljnja rasprava više nije produktivna, objavit ću u nizu rekavši da smo dovoljno razgovarali i osnažiti najbolju osobu za donošenje odluke. Na primjer, ako se ne slažemo o određenom elementu dizajna, zamolit ću voditelja projekta da donesu konačnu odluku. Ako nije očito tko bi trebao donijeti odluku, donijet ću to sam, pažljivo objašnjavajući kako sam se odlučio u tom pravcu.

Upravljanje projektima se ponekad može odvratiti od stvarnog izvršavanja stvari, ali potpuno je promijenilo način na koji radimo kao udaljeni tim. Tijekom prošle godine, gore opisane jednostavne strategije povećavale su količinu novih stvari koje smo u mogućnosti isporučiti i umanjili smo stres koji je stigao tamo.

Nastavit ćemo eksperimentirati kako bismo pronašli bolje načine uravnoteženja komunikacije koja je ključna za praćenje projekata i duboku usredotočenost potrebnu za posao na koji smo ponosni.

Ako imate bilo kakvih pitanja o tome kako zajednički radimo na postizanju stvari u Doistu, obratite se na Twitter @doist ili nam javite u donjim komentarima.

Jeste li smatrali da je ovaj post koristan? Ostvarite više kao što je dostavljeno u vašu mapu:

Lucile Foroni sanja u biciklijama i odredi s Novog Zelanda iz Lyona, Francuska.

Više o našem pristupu daljinskom timskom radu: