Vrijeme je za ponavljanje sastanaka

Zašto to još uvijek radimo jedni s drugima?

Srećom prošlo je jako dugo otkako sam pozvan na ponovljeni sastanak. Ali čuo sam kako ih par spominje prošli tjedan, i to je vratilo strašne uspomene pred Basecamp.

Podsjetilo me da nisu svi toliko sretni - mnogi ljudi i dalje moraju prisustvovati tim sastancima koji usisavaju dušu, ispiraju mozak, besmislenim ponavljajućim sastancima. Znate one - obično se podnose pod eufemizmima poput "pripravnih stanja", "statusa" i "prijava", a događaju se svakodnevno ili tjedno.

Oni su grozni. Hajdemo razgovarati zašto i vidjeti možemo li jedni drugima pomoći da ih se riješimo.

Prisiljavaju ljude da se sastaju čak i kad nemaju o čemu da razgovaraju

Jeste li ikada išli na ponavljajući sastanak samo da biste pronašli gomilu praznih izraza i svi su se nekako gledali? Dobrodošli na ponavljajući sastanak.

Iz nekog razloga, zadani korporativni način razmišljanja je da će se uvijek nešto raspravljati, pa je dobro imati redovan sastanak dobro jer „ljudima daje priliku da se uhvate u koštac“.

Ali ako stvarno razmislite o tome, postoji li uvijek nešto za raspravu? Zar ne postoje samo neki dani ili tjedni u kojima stvari teku bez problema ili ljudi samo rade svoj posao i nema o čemu da razgovaraju?

Koliko su ti ponavljani sastanci zapravo potrebni? 10% vremena? 50%? Nemam pojma, ne vidim u budućnost - pa zašto organizatori sastanaka misle da mogu?

Česta potvrda koju ćete čuti od organizatora je da biste trebali stalno ponavljati sastanke, jer „uvijek ih možete otkazati“. I sigurno, u savršenom svijetu to malo pomaže - vraća mi dio dana. Ali to također pretpostavlja da je svaki organizator skupa vrlo budan u upravljanju svojim sastancima. I budimo iskreni, nisu.

Povrh toga, otkazivanje instance ponavljajućeg sastanka ne popravlja sve ostale probleme koji zajedno nastaju. Nastavi čitati.

Stvaraju začarani krug sastanaka i prekomjernog rada

Evo što organizatori sastanaka rade: pregledavaju svačiji kalendar i pokušavaju pronaći najbolje vrijeme za sve.

Ali budući da ima toliko ponavljajućih sastanaka, teško je doći do vremena. Tako organizatori započinju zakazivanje novih sastanaka u nezgodno vrijeme, jer su to jedina dostupna vremena: rano ujutro, kasno navečer, za vrijeme ručka. Svo vrijeme biste se trebali opustiti, ne raditi.

Ako je većina ponavljajućih sastanaka jednostavno isključena iz knjiga i zakazana prema potrebi, svi bi imali više dostupnog vremena i manje sastanaka u cjelini. Zamislite mogućnosti!

To također pokazuje zašto "samo otkazivanje" recidiva ne popravlja sve - ponavljanje već prožima blok vremena koje drugi organizatori ne mogu zakazati, tako da ima kaskadan učinak uzgojnih sastanaka u još gorim vremenima.

Oni štete radu i tijeku vašeg tima

Ako znate da imate sastanak za sat vremena, započinjete li svoj najdublji, najsloženiji posao na rješavanju problema? Usudio bih se pretpostaviti da većina ljudi to ne želi. Svakako ne znam.

Ima smisla - ako znate da ćete se prekinuti za sat vremena, zašto započeti stvarno duboko razmišljanje posao koji trebate učiniti. Vjerojatno ćete se baviti nekim malim, jednostavnim stvarima. To je suptilan učinak, ali zamislite da se to događa više puta tjedno. Koliko je dobrog, duboko razmišljenog rada izgubljeno zbog predstojećih sastanaka?

Da tih ponavljajućih sastanaka nije bilo, ljudi bi mogli odabrati sasvim drugi skup posla. Imali bi duže vremenske razmake, koji su ključni za dubinsko razmišljanje i rješavanje problema - stvari koje dizajnerima i programerima treba svaki dan da urade najbolje.

Oh, i ponovno se obratiti čarobnom metku „samo otkaži sastanak“ - otkaz 30 minuta prije sastanka vraća mi vrijeme sastanka, ali već je otrpano barem nekoliko sati rada mog dana.

Oni postaju deponija

Ponavljanje sastanka je odlagalište svega što sada ne želite baviti (vjerojatno zato što ste zaglavili na drugom sastanku).

Koliko ste često vidjeli da se to događa - počnete razgovarati s nekim, ne možete nazvati, a oni tada kažu „razgovarajmo o tome na statusnom sastanku“?

Ponavljajući se sastanci predstavljaju pomicanje - omogućuju vam odgodu odluka koje biste vjerojatno trebali (i mogli biste lako) donijeti sada. Zapamtite, odluke su privremene!

„Ako se okolnosti promijene, vaše odluke mogu se promijeniti. Odluke su privremene. "
- Jason Fried, preradi

To je još jedan razlog zašto „samo otkaži“ može zvučati dobro na papiru, ali ne funkcionira u praksi. Ljudi imaju tendenciju da pronađu načine za popunu zakazanog vremena sastanka.

Utapaju važne stvari

Ponavljajući sastanci mogu uzrokovati ozbiljno preopterećenje kalendara kod mnogih ljudi - ponekad mogu biti rezervirani dvostruko ili čak trostruko. Postoji priličan mentalni pregled da biste pogledali zauzet kalendar i pokušali dešifrirati što je važno, a što nije. Jeste li ikad propustili važan sastanak jer ste prekrižili stvari u svom pretjerano bučnom kalendaru?

A iz ljudske perspektive, sastanci također čine da ljudi dvaput razmisle o zakazivanju važnih osobnih sastanaka. Da, naravno većinu vremena je u redu propustiti ponavljajući sastanak. Ali jeste li ikad dvaput razmišljali o zakazivanju osobnog sastanka jer je u kalendaru sastanak? Naravno da imate, pa tako i ja. Možda je to mala stvar, ali čak i najvažniji sastanak možda će natjerati nekoga da misli "stvarno bih trebao ići na to", umjesto da se pobrine za nešto daleko važnije za njih.

"Da, super, još jedan ponovljeni sastanak!"

Ja se pola šalim, ali iskreno, jeste li ikad čuli da netko to govori? Ili je to češće duboki uzdah nakon kojeg slijedi "Ugh, još jedan sastanak".

Ili kako to biti - sjećate se kad ste zadnji put otkazali jedan sastanak i kako ste se radovali tome da niste trebali ići?

Zar vam to ne govori nešto?

U redu, ustanovili smo da nisam obožavatelj ponavljajućih sastanaka. Možda sam te uvjerio da su grozni, ili možda nisam.

U svakom slučaju, molim vas, lijepo bi bilo da razmislite o isprobavanju nekoliko stvari bilo kao organizator sastanka ili kao sudionik? Možda ćete biti ugodno iznenađeni rezultatima.

Organizatori: pokušajte preokrenuti zadani način razmišljanja

Ako ste organizator skupa, pokušajte za jedan projekt - preokrenite mišljenje i pretpostavite da vam nije potreban jedan od ponavljajućih sastanaka koje obično zakazujete. Umjesto toga, pogledajte kako stvari idu bez toga, a ako se rasprava mora dogoditi, zakažite samostalni sastanak s najmanje ljudi potrebnih za poziv.

Stvari su u početku možda malo neugodne ili teže, ali na kraju se kladim da će sve biti u redu (a vaš tim puno sretniji).

Sudionici: Pitajte organizatora sastanka možete li preskočiti

Ovo bi moglo biti teško jer su organizatori sastanaka često na pozicijama moći (menadžeri, direktori, šef, itd.) Ali ako ste jedan od ljudi koji se stalno ponavljaju, pokušajte pitati organizatora da li možete preskočiti njih osim ako postoji nešto konkretno što vam treba. Većinu vremena će svaka razumna osoba biti u redu s tim.

To vam i dalje čini dostupnim sudionikom i dostupnim, ali prema zadanim postavkama morate raditi svoj pravi posao, osim ako vas posebno ne pozovu da prisustvujete.

Sudionici (Bonus bodovi): Zahvaljujte organizatoru skupa koji se nikada ne poziva i koji se ponavljaju

Rijetka su pasmina, ali ako ikad primijetite nekoga tko se odlomio od plijesni i rijetko sazove ponovljeni sastanak, zahvalite im se. Ne ozbiljno. Možda će se nasmijati, ali im će biti drago da primijetite i to će potvrditi kako stvari funkcioniraju. To će im dati samopouzdanje da nastave raditi svoje stvari - ponavljajući sastanak besplatno!

Pa hej, skoro je 2018. i pravo je vrijeme da okrenete novi list. Što kažete - možemo li otkazati sve ponavljajuće sastanke i godinu započeti svježom?

Ako ste uživali u ovom postu, pritisnite gumb u nastavku. Hvala!

Imate li priču o sastanku koji je užasno pošao? Ili vrijeme kada ste spuštali nogu na ponavljajuće sastanke? Prikupljamo vaše najsmješnije, najupečatljivije i najubojitije priče o sastancima za nadolazeću epizodu našeg podcasta, Rework. (Ako ste pronašli način da vam sastanci budu manje grozni u vašem poslu, želimo i to čuti!) Bacite nam redak na hello@rework.fm ili nam pošaljite govornu poštu na (708) 628–7850. Radujemo se što ćemo vas čuti!