Savjeti za produktivnost od 20% koji daju 80% rezultata

Umjesto da jurite nakon najnovijih životnih hakova, usredotočite se na nekoliko ključnih promjena koje će imati ogroman utjecaj na vašu produktivnost.

Koje mogu danas napraviti minimalne, osnovne promjene koje će donijeti najviše rezultata?

Savjete o produktivnosti nema nedostatak na Internetu i knjigama za samopomoć. Ni Googleovi bogovi ne znaju koliko web stranica, savjeta i samoproglašenih gurua iskaču svaki dan. Svaki članak, e-knjiga i tvit tvrde da imaju čarobne čari za suzbijanje lijenosti, iscrpljenosti i rastrojenosti.

Ali kako znati što je savjet od kadulje, a što zmijsko ulje? I tko ima vremena sve to pročitati?

Gdje bismo trebali započeti?

Produktivnost je nešto što shvaćam vrlo ozbiljno - ne zato što sam stručnjak ili guru, već zato što je produktivnost nešto što očajnički trebam i od koje ovisim. Moj kreativni tijek je po prirodi kaotičan i bez pristojnog sustava koji sve drži zajedno, odmah ću se odmaknuti tisuću kilometara u svemir.

No, budimo iskreni prema sebi: ne možemo trenutno učiniti sve što stručnjaci za produktivnost predlažu. Većina nas trenutno nemamo vremena za izgradnju (još manje za održavanje) Taj Mahala produktivnih sustava. Zbog toga većina nas nastavlja raditi stvari onako kako ih već radimo. Znamo da nismo najučinkovitiji, ali barem tako djeluje (ili smo se u to i sami uvjerili.)

Srećom, nisu svi savjeti o produktivnosti stvoreni jednakim. Umjesto da jurite nakon najnovijih životnih hakova, usredotočite se na mali broj ključnih promjena koje će proizvesti veliku većinu rezultata ...

# 1 Pođite na posao

Budimo iskreni: teško je riješiti stvar. Zbog svega toga su stvoreni programi za upravljanje zadacima, kalendari i dnevni planeri. To je i razlog što većina nas čita takve članke.

I zbog naše velike potrebe, postoji mnogo, mnogo tehnika koje se pokušavaju boriti protiv naše averzije prema djelovanju. Od Prioritetne matrice da se jede ta žaba do petominutnog čuda, svaki ima svoj način usmjeravanja produktivnosti i, unatoč njihovim razlikama, cilj svakog je da započnete s radom.

To je zato što sam, koliko sam siguran da znate, prvi korak najvažniji i najteži. Po riječima američke novinarke Mary Heaton Vorse, "Umjetnost pisanja je umjetnost primjene sjedala hlača na sjedalo stolice."

Ali kao što vam može reći svaki pisac, glazbenik, umjetnik ili poduzetnik, najteža stvar kada se radi o projektu ili ideji jest sjediti zapravo to i učiniti. Sabotiramo se drugim manje važnim zadacima, dopuštajući im da nas odvrate od onoga što doista trebamo završiti. Kad se približi rok, postaje iznenada važno da odgovorimo na sve poruke e-pošte u našoj pristigloj pošti ili da se konačno odjavimo iz svih biltena koje dobivamo, ali ih nikada ne čitamo, ili da očistimo ormare.

Kad to radimo, uvijek je s uvjerenjem da su vitalni; da su osjetljivi na vrijeme Uvjereni smo da se oni moraju učiniti odmah i da će nam uštedjeti dragocjeno vrijeme u budućnosti, ali u stvarnosti, sve što radimo je izbjegavanje onoga što bismo trebali raditi.

Psiholog Tim Pychyl u svojoj knjizi Rješavanje odgode naziva ove "moralno zamjenjive radnje." Mi gravitiramo njima zato što se osjećaju dobro u sebi iako mi izbjegavamo ono što je zapravo važno, umjesto da se odlučimo za mentalno smirenje i trenutno zadovoljstvo.

Na primjer, planiranje marketinškog plana za sljedeću godinu možda nam je prioritet broj jedan, ali nešto u vezi s tim hitnostima može nas i nadvladati. Tlak je jednak averziji. Bojimo se da ćemo ga zeznuti, pa umjesto toga odlučimo zamijeniti ga nečim jednostavnijim; nešto što ne možemo zabrljati, kao što je reorganizacija našeg Evernotea ili detaljni pregled automobila. Pomirujemo se izgovarajući stvari poput "barem ja ništa ne radim" pokušavajući uvjeriti sebe da i dalje radimo nešto produktivno. Ali mi nismo - nema ništa produktivno u ovoj vrsti zamjene.

Biti produktivan znači postići nešto značajno. Ono što radimo dopuštamo sebi da odgađamo stvari koje su zapravo važne, a tijekom procesa dozvoljavamo da naši ciljevi ostanu nepotpuni. Omogućujemo da nas ometaju misli na sljedeću karticu u našim preglednicima, neprestano se obazirući sa "hitnošću" svake obavijesti koja uđe u naš zaslon ili vibrira na zglobovima.

Pa, kako se boriti protiv ovoga; kako zapravo započeti i izbjegavati odugovlačenje s radnjama?

KORAK 1:

Moramo prestati gledati na naše projekte kao na jednu veliku stvar. Veličina i opseg nečega složenog zastrašuju nas; čini da se cijela stvar čini potpuno nepremostivom. Zamislite ako izvođači razmišljaju samo o neboderu i nikad nisu uzeli vremena da ga razgrade na hiljade pojedinačnih koraka koji su potrebni za dovršavanje nebodera - nikad se ništa neće izgraditi.

Projekti promatrani kao jedan velikanski komad previše su apstraktni, previše općeniti. Naš mozak jednostavno ne može preraditi nešto u cijelosti, tako da moramo svoje projekte raščlaniti u male probavljive dijelove.

Na primjer, ovdje je podijeljen postupak pisanja ovog članka:

Todoist olakšava stvaranje podvrste koje razbijaju velike, neodoljive ciljeve u komade koji se mogu upravljati.

Gledajući takav projekt, lako možemo vidjeti kako apstraktni koncept članka postaje jednostavan niz zadataka. Ne trebamo stalno gledati monumentalnu zadaću pred nama, samo da bismo gledali koliko je sljedeći korak. Sa svakim kompletnim zadatkom u mogućnosti smo pratiti naš napredak i uživati ​​u zadovoljstvu koje dolazi uz svaku kvačicu koju napravimo.

A ako budemo imali sreće, naći ćemo se oduševljeni entuzijazmom i zamahom, izvršavajući svaki dan više zadataka nego što smo namjeravali kad smo započeli. Jednostavno rečeno, ako jasno možemo vidjeti stazu, naš će nas um prisiliti da pronađemo kraj puta. Mi smo upravo izgrađeni na taj način.

# 2 Postanite naviknuti

Kako ide projekt čišćenja garaže? Koliko dana izbjegavate pripremati poreze? Što je s onim romanom o kojem ste razgovarali?

Mnogi od nas znaju da je želja da se nešto završi rijetko dovoljna da dovede do njegove realizacije, posebno kada je riječ o dugoročnim projektima. Više od gotovo svega ostalog, dugoročni projekti ne mogu opstati samo na volji; jednostavno nemamo dovoljno.

Jedini način da se dosljedno bore s izbjegavanjem jest upotreba sustava. Sustav je bilo koji niz radnji ili koraka na koje se oslanjamo kako bi dosljedno postigli određeni ishod. Koristimo sustave vježbanja za izgradnju mišića, dijetalni sustav za mršavljenje i sustave za podnošenje kako bi ostali organizirani. Sustavi nam daju strukturu na koju se možemo osloniti kada znamo da naša vlastita želja za postizanjem nečega nije dovoljna.

Ono što se može izbjeći izbjeći će se. Srećom, neki vrlo marljivi i kreativni umovi pokušali su suočiti se s tim izumom vlastiti sustav za zaštitu produktivnosti. Svaki od njih ima svoje snage i slabosti, jer je svaki sustav prilagođen specifičnom problemu, misaonom procesu ili vrsti ličnosti.

Međutim, usprkos svim njihovim razlikama, svi sustavi produktivnosti ovise o jednostavnom konceptu da postoji nešto mnogo pouzdanije od snage volje. Svi se sustavi produktivnosti oslanjaju na snagu navike.

Za bolje ili gore, navike je nevjerojatno teško promijeniti:

"… Svaki put kada imate poriv i učinite nešto u vezi s tim, nagrada koju dobijete (bilo da je riječ o duhanu od pušenja ili zadovoljstvo znanjem da ste u inboxu) stvara neurološki put u vašem mozgu. Kad ponovite tu akciju i ponovno doživite istu nagradu, taj se neurološki put malo deblja; a sljedeći put još deblji. Što je deblji put, to je lakši impuls za putovanje niz njega. Kada pokušate potpuno izbaciti naviku, zapravo pokušavate upotrijebiti snagu volje da biste uništili neuronski put. To je moguće, ali većini ljudi prilično je teško. "

- Lindsay Kolowich, Znanost o produktivnosti

Zbog snage i stalne moći navike, jedna od najboljih stvari koje možete učiniti za svoju produktivnost je graditi one koje podržavaju vaše ciljeve. No, kao što i svi koji se pokušavaju sjetiti popiti pilulu ili otići na jutarnji jog znaju kako se nove navike ne mogu lako stvoriti; oni zahtijevaju izgradnju dobra, istovremeno uništavajući loše, vodeći dvije bitke odjednom. Šanse su protiv nas - pa kako to učiniti? Kako da koristimo gotovo neizostavnu moć navike u našu korist?

U svojoj knjizi Moć navike, Charles Duhigg tvrdi da se sve navike sastoje od tri dijela: znak, aktivnost i nagrada. Duhigg kaže da je najlakši način stvaranja zdrave navike umetanje željene zdrave aktivnosti u prethodno postojeću formulu nezdrave navike. Drugim riječima, moramo zamijeniti sredinu pomoću već utvrđenih okidača i nagrada. To je poput izmjene automobila u vlaku: držimo motor, držimo kabo, a tragovi su već položeni.

KORAK 2:

Pronađite zdravu naviku koju želite stvoriti. Želite li svakodnevno pisati / kodirati / kreirati X sati? Ili održavati svoj popis obveza organiziranim i ažuriranim?

Jednom kada odaberete svoju naviku, identificirajte nešto što već činite svakog dana, a čemu možete priključiti svoju novu zdravu naviku. Zapitajte se šta su pokretači za tu aktivnost, a zatim prenesite svoju novu naviku na isti događaj.

Na primjer, ako vam se čini da svaki dan odgađate pisanje, počnite sjediti i pisati 30 minuta čim popijete jutarnju šalicu kave. Ako ste skloni da se vaši zadaci gomilaju na popisu obaveza dok ne stvore više stresa nego olakšanja, pokušajte načiniti naviku provjeravati i reorganizirati zadatke svakog dana u isto vrijeme - nakon doručka, prije nego što se odmorite za ručak i prije nego što krenete na kraju dana.

# 3 Budite raspoloženi

U svom radu iz 2007. „Buđenje s desne ili pogrešne strane kreveta“, istraživači Nancy Rothbard i Steffanie Wilk podijelili su rezultate studija provedenih na predstavnicima službe za korisnike na Sveučilištu Wharton University of Pennsylvania. Otkrili su da zaposlenici raspoloženja viših od uobičajenih pokazuju poboljšanje kvalitete rada i veću verbalnu tečnost s klijentima na telefonu, dok su zaposlenici slabijeg raspoloženja manje posla, odgovarali na manje pozive i trebalo im je više pauze između kupci.

„Postajemo uspješniji kada smo sretniji i pozitivniji. Primjerice, liječnici u pozitivno raspoloženje prije postavljanja dijagnoze pokazuju gotovo tri puta više inteligencije i kreativnosti od liječnika u neutralnom stanju, a točne dijagnoze postavljaju 19 posto brže. Optimistični prodavači prodaju svoje pesimističke kolege za 56 posto. Učenici su bili zadovoljni prije nego što su položili testove iz matematike daleko bolji od svojih neutralnih vršnjaka. Ispada da nam je mozak doslovno težak da djeluje u najboljim rukama ne kada su negativni ili čak neutralni, već kad su pozitivni. "
- Shawn Achor, Prednost sreće

Iako je raspoloženje često teško predvidjeti ili ga čak upravljati, postoji nekoliko trikova koje možemo upotrijebiti:

  • GLAZBA, MUZIKA
    U studiji provedenoj na Sveučilištu u Ottawi, istraživačica Teresa Lesiuk otkrila je da slušanje glazbe dosljedno pomaže u podizanju raspoloženja sudionika, što je sa svoje strane polaznike više pratilo u odnosu na ostale koji su lišeni glazbe. Lesiuk je također otkrio da je rad onih izloženih glazbi također bio cjelovitiji i kreativniji.
  • VJEŽBA
    U članku magazina Boston, psihijatar dr. Michael C. Miller kaže, "Na neki način vježbanje na određenoj razini zapravo može biti ekvivalentno uzimanju antidepresiva." Nešto o fizičkoj vježbi stimulira naš mozak, pa nas oštriji i sprječava skupljanje hipokampusa, gdje su emocije regulirane. Kao što kaže dr. Miller, kada se gledaju "slike mozga snimljene prije i nakon vježbanja, čini se da dolazi do poboljšanja područja mozga odgovornih za regulaciju raspoloženja."
  • SMIJEH
    Prema svjetski poznatoj klinici Mayo, smijeh može učinkovito podići vaše raspoloženje i ublažiti stres. Kratkoročne prednosti smijeha uključuju poticanje ključnih organa i cirkulacije, povećani unos kisika, oslobađanje endorfina i opuštanje mišića, kao i aktiviranje i oslobađanje reakcije tijela na stres. Dugoročno, Klinika Mayo tvrdi da smijeh dovodi do poboljšanja imunološkog odgovora, olakšavanja boli i osobnog zadovoljstva uz smanjenje depresije i anksioznosti.
  • PREGLED
    U svojoj knjizi Flourish: vizionarsko novo razumijevanje sreće i blagostanja, poznati psiholog Martin Seligman svake večeri predlaže da uzmu list papira i napišu tri stvari od dana koji je prošao dobro i zašto su prošli dobro. Seligman pruža dovoljno istraživanja kako bi pokazao da će vas ova vježba, oblik zahvalnosti, učiniti sretnijom i manje depresivnom. Slično tome, profesorica Harvard Business School Teresa Amabile napravila je istraživanje koje je pokazalo da je osjećaj napretka, ma koliko malen, bio najkonzistentniji faktor koji je pridonio “dobrim danima” na poslu. Na kraju svakog dana odvojite vrijeme za pregled napretka koji ste postigli, a ne tugujte nad svim poslom koji je preostao obaviti. (Evo kako pregledati svoje dovršene zadatke u programu Todoist.)

KORAK 3:

Napravite sjajan popis za reprodukciju. Pođite u šetnju ručkom ili započnite biciklom na poslu. Pogledajte još komedija. Časopis noću. Izaberite nešto za što znate da će vam povećati raspoloženje i počnite to raditi u svom životu. Učinite to prioritetom i navikom (pogledajte KORAK 2) i postanite aktivan sudionik u podizanju vlastitih raspoloženja.

# 4 Budite ritmični

"Pomodoro tehnika" je fraza koju odrasli podjednako kako stručnjacima, tako i amaterima, ali čini se da će je to netko izbaciti bez ikakvog spomena o tome radi li ili zašto. Dakle, dopustite mi da ispravno postavim rekord: djeluje. Kao što se ispostavilo, iza tehnike Pomodoro stoji neka stvarna znanost.

Mnogi od nas su čuli za cirkadijanski ritam (posebno u člancima o tome kako mobiteli i računalni ekrani doprinose nesanici.) Cirkadijski ritmovi su ciklusi koje naše tijelo doživljava u roku od 24 sata. Ovaj je ciklus uglavnom vezan za razine svjetla i tame. Stvoreni smo da se budimo sa suncem i spavamo nakon zalaska. I dok nam je izum umjetne svjetlosti omogućio odstupanje, većina nas uglavnom se još uvijek budi ujutro i spava noću.

Ali cirkadijanski ritmovi nisu jedini ritam koji naše tijelo doživljava. Manje poznati (a možda i presudniji za produktivnost) su ultradijski ritmovi. U svojoj knjizi Sleep and Wakefulness iz 1939. godine, fiziolog Nathaniel Kleitman, koji se danas smatra ocem modernog istraživanja spavanja, podijelio je svoje otkriće tih ritmova nakon godina pažljivih studija sna. I dok je dio naslova njegove knjige češće usredotočen na Sleep, za nas je ovdje važna Budnost.

Ultradijanski ritmovi su ciklusi budnosti kroz koji prolazi naš mozak: 90-minutni valovi veće budnosti praćeni 20 minuta niže. Ti ritmovi nam se događaju u snu, ali, kako je otkrio Kleitman, javljaju se i kod nas tijekom dana. Svojim istraživanjima, Kleitman je pokazao da naša budnost nije tako stalna kao što smo vjerovali da je - talasna je, a ne ravna.

Borba protiv ovih ciklusa, kao što smo to često naučili da „djelujemo kroz snagu“, zapravo djeluje protiv vlastitog tijela i uma. Rezultati tih bitaka često su mentalni umor, anksioznost i iscrpljenost, za koje je jedini lijek kava. Nažalost, iako nam je korisno pri pažljivom pretjerivanju kroz sitne gadove, uživanje sve većih količina kofeina vodi borbu protiv gubitka. Ne možemo promijeniti način na koji funkcionira naše tijelo; umjesto toga moramo naučiti kako raditi u suradnji s našim prirodnim ritmovima.

Pomodoro tehnika rješava ovaj problem sugerirajući da radimo u 25-minutnim rafalima odvojenih 5 minuta mirovanja. To je vrlo preporučena tehnika koja se tijekom godina neprekidno modificirala. Neki smatraju da su 25-minutni blokovi prekratak i udvostruče sve na 50 minuta rada s 10-minutnim odmorom. U svom radu „Uloga promišljene prakse u stjecanju stručnih performansi“, istraživač Ander Ericsson otkrio je da su elitni violinisti skloni vježbanju u 90-minutnim koracima praćenim pauzama od 15 do 20 minuta. Gledajući rezultate rada DeskTime svojih kolega The Muse zaposlenika, spisateljica Julia Gifford otkrila je da su najproduktivniji zaposlenici skloni raditi u 52-minutnim komadima dok su napravili pauze od 17 minuta između.

Dakle, pitanje je: koji je pravi put? Koji vremenski interval trebamo svi koristiti?

Istina je da sve to u potpunosti vrijedi. Svako tijelo i njegov ritam su jedinstveni. Važno je pronaći obrazac koji vam najbolje odgovara, jer bez obzira na stvarni broj, redovno pauze su najvažnije.

Razlog za to najbolje se prenosi u knjizi Steven R. Covey-a u 7 navika visoko učinkovitih ljudi:

Pretpostavimo da ste naišli na nekoga iz šume koji je grozničavo vidio drvo.
"Što radiš?" Pitaš.
"Ne možete li vidjeti?", Stiže nestrpljiv odgovor. "Vidim ovo drvo."
"Izgledate iscrpljeno!" Uzviknete. "Koliko dugo ste to radili?"
"Preko pet sati", vratio se, "i pobijedio sam! Ovo je naporan posao. "
"Pa, zašto ne biste napravili pauzu nekoliko minuta i naoštrili pilu?", Raspitajte se. "Sigurna sam da bi to prošlo puno brže."
"Nemam vremena za oštriti pilu", naglašava muškarac. "Previše sam zauzet vidom!"

KORAK 4:

Sljedeći tjedan držite komad papira pokraj sebe dok radite. Svaki put kada se počnete osjećati rastrojeno ili umorno ili se nađete na udaljenosti, zapišite vrijeme na taj komad papira. Na kraju tjedna pogledajte sve što ste zapisali.

Vidite li neke obrasce? Dogodi li vam se dah u razmaku od sat vremena? Ili 45 minuta? Ili svakih 30? Pa, to su vjerojatno vaši ultradijski ritmovi. Na temelju tih vremena, postavite Pomodoro sustav za sebe: odmorite se kad to trebaju vaše tijelo i um. S vremenom ćete ga vjerojatno naučiti usavršiti do minute, ali sumnjam da će vam čak i upotreba ove tehnike u najjačem stanju pomoći da postignete štrajk u produktivnosti ... i vjerojatno ćete se osjećati bolje na kraju svakog dana.

Ništa vrijedno nikada ne postižemo bez napora, ali ni sami sebi ne moramo postavljati nemoguće ciljeve. U stvari, takav način razmišljanja dovodi do najvećeg broja neuspjeha: zagristi više nego što možemo žvakati.

Ovi su prijedlozi provjerene strategije koje možete isprobati odmah. Ne zahtijevaju kupovinu ili seminare ili složenu arhitekturu. To nisu brzi popravci, ali poboljšati će vašu produktivnost. Odaberite samo jedan i započnite već danas. Kao što smo saznali u prvom odjeljku ovog članka, napredak počinje tek nakon što prvi stopala zakorače na stazu.

Želite ove prijedloge provesti u praksi? Pogledajte kako vam Todoist može pomoći da se usredotočite na prave stvari kako biste postigli svoje ciljeve naprijed. (Besplatno je, zauvijek.)

Chad Hall je samoproglašeni pisac / umjetnik / knjigovezac / produktivnost nakaza / pustinjak. Na internetu ga možete pronaći kao @therealchadhall.

Pišemo o smislenoj produktivnosti - a ne o životnim hakovima. Više od nas: