Ovih 10 skrivenih Gmail produktivnosti pružit će vam googlaske

Za mnoge je Gmail njihova omiljena usluga e-pošte. No, čak i kada upotrebite svog davatelja usluga, to upravljanje ne mora nužno činiti zabavnim.

Razvrstavanje u pristigle pošte, odgovaranje na poruke i stvaranje nove komunikacije mogu postati zamorni, posebno ako imate posla sa stotinama poruka e-pošte dnevno.

Ako ste gledali kako gledaju gomilu poruka, niste sami.

Srećom, poput veličanstvenog jednoroga koji se skriva na rubu šume, postoje Gmail tajne koje mogu u potpunosti promijeniti vaš svijet.

Ako ste spremni podići stvari na višu razinu, evo 10 skrivenih Gmail produktivnosti zbog kojih ćete se osjećati poput rock zvijezde.

1. Poništi slanje

U nekom trenutku svi šalju e-poštu za koju žele da nisu. Možda ste slučajno prisluškivali u sredini poruke, ostavljajući dio priče neispričanim. Ili ste eventualno (ovdje nema presude) napisali nešto što je pomalo neukusno, a željeli biste ga dobiti prije nego što primatelj vidi.

Srećom, Gmail ima leđa. Postoji opcija Poništi slanje koja može zaustaviti poruku da udara u pristiglu poštu druge osobe ako poduzmete mjere unutar određenog vremenskog okvira.

Morate uključiti značajku prije nego što je možete koristiti, pa zaustavite ono što radite i skočite na nju.

Da biste saznali više o značajci, pogledajte ovo: Poništi slanje

2. Prilagođeni prečaci

Svi vole sjajnu prečicu! Oni mogu biti izvrsni uštedi vremena i pomažu vam da obavite više posla u kraćem vremenskom razdoblju.

Ali ponekad vaša aplikacija po izboru nema unaprijed postavljenu prečac za vaše omiljene radnje i Gmail nije iznimka. Ali mozak koji stoji iza usluge ima na umu vaše potrebe jer su dodali način da stvorite prilagođene prečace unutar Gmaila. Sada, moć za učinkovitiji rad je u vašim rukama.

Jednostavno idite na Postavke> Laboratoriji> Prilagođeni prečaci na tipkovnici da biste započeli.

3. Filtriranje na temelju aliasa

Neki se iznenade kad otkriju da vaša Gmail adresa zapravo može funkcionirati kao više e-poruka, a sve su usmjerene u istu mapu.

Gmail vam omogućuje izradu aliasa koji vam mogu pomoći sortirati poruke čim stignu.

Na primjer, ako se vaše ime zvalo John Doe, a osnovna adresa e-pošte je johndoe@gmail.com, možete stvoriti pseudonime pomoću znaka plus i ključne riječi koji će vam pomoći da usmjerite poruke u određene mape. Na primjer, johndoe+work@gmail.com može biti pseudonim koji preusmjerava u drugu mapu, razdvajajući vaše radne poruke od ostalih.

Drugi zgodni pseudonimeri mogu upotrijebiti "+ biltene" ili "+ trgovina" da bi zasebno izdvojili biltene i trgovačke aktivnosti u vlastite mape pomoću filtra.

Ovdje možete saznati više: Aliases i Filtering

4. Konzervirani odgovori

Ako naiđete na neke odgovore ili izraze iznova i iznova, tada bi vam koristila značajka Gmail-ovog spremljenog odgovora.

To vam omogućuje stvaranje spremljenih odgovora kojima kasnije možete pristupiti, sprečavajući da ponovno unesete tekst.

Pogledajte kako je to učinjeno ovdje: Konzervirani odgovori

5. Povežite e-poštu s zadacima

Ponekad e-poruke zahtijevaju radnje. Kad se to dogodi, lijepo je imati prikladan način za spajanje poruke na popis obveza.

Gmail vam omogućuje upravo to pridružujući e-poštu aktivnostima Google zadatka, stvarajući prikladan popis koji se nalazi pri dnu zaslona.

Saznajte više o značajci zadataka i kako povezati poruke na svoj popis obveza ovdje: Google zadaci

6. Konsolidirajte svoju e-poštu

Većina ljudi ne trči samo jedan račun e-pošte. Obično ćete imati najmanje dva, jednog osobnog i jednog profesionalnog, iako neki imaju mnogo više.

Gmail vam omogućava način da preusmjerite svu svoju e-poštu u jedan prozor, omogućujući vam da nadgledate sve sa jednog mjesta. Osim toga, možete odgovoriti bilo kojom svojom e-adresom, osiguravajući da komunikacije uvijek ostanu odvojene čak i kad su zajedno.

Saznajte kako ovdje dodati račune: Dodajte još jednu e-poštu

7. Postavljanje delegata

Za određene poslovne komunikacije, razlika u pravom imenu povezanom s e-adresom čini sve razlike. No, to ne znači da želite (ili morate) u potpunosti nositi s radnim opterećenjem.

Gmail je razumio ovu točku i stvorio mehanizam za omogućavanje pristupa vašoj e-pošti drugima, poput zaposlenika, kako bi mogli obrađivati ​​poruke u vaše ime. I najbolje od svega, da za to ne trebaju vašu lozinku.

Pogledajte kako ovdje možete dodati (i ukloniti) delegate: Delegacija putem pošte

8. Pratite broj novih poruka s većim lakoćom

Većina ljudi pazi na pristiglu poštu gledajući na karticu preglednika kako bi pronašli znakove novih poruka. Međutim, ako imate mnogo otvorenih kartica, te se vrijedne informacije istiskuju.

Srećom, postoji način da se promijeni mjesto te obavijesti na kartici, čineći ga vidljivim čak i s desetak ili više kartica.

Saznajte kako ovdje omogućiti ovu značajku: Ikona za nepročitane poruke

9. Odustanite od oblikovanja

Kad kopirate i zalijepite sadržaj na Gmail, oblikovanje obično dolazi s njim. U nekim slučajevima to je u redu. Ali, s druge strane stvara nezanimljiv nered (to nije ono što želite za poslovnu komunikaciju).

Da bi izbjegao ovaj problem, Gmail ima gumb na traci za oblikovanje koji automatski prevodi sve u običan tekst. Nalazi se na desnoj strani i podsjeća na podcrtano veliko slovo T, a mala slova x pored njega u donjoj desnoj strani.

10. Stvorite grupe kontakata

Ako redovno šaljete poruke istoj grupi ljudi, stvaranje grupe kontakata može biti mnogo učinkovitije od dodavanja njihovih adresa istodobno.

Tijekom postupka dodijelit ćete grupi ime i, kad ga napišete u polje "Za", Gmail šalje poruku svima u grupi.

Budite jednorog u moru magaraca

Nabavite moje najbolje hakove za rast Unicorn marketinga i poduzetništva.

Prijavite se da biste ih izravno poslali na vaš e-mail!

O autoru

Larry Kim je predsjednik Uprave Mobile Monkey i osnivač WordStream-a. S njim se možete povezati na Twitteru, Facebooku, LinkedInu i Instagramu.

Izvorno objavljeno na Inc.com