Otključavanje produktivnosti i upravljanje troškovima kroz usluge upravljanja ispisom

Fotografija Andreasa Klassena na Unsplash-u

U današnjem intenzivno konkurentnom okruženju aktivno otključavanje produktivnosti i upravljanje troškovima ključni su sastojci u održavanju i izgradnji tržišne pozicije.

Jedan od izazova u postizanju dosljednog povećanja produktivnosti, zajedno s ograničenjem troškova, je kako uravnotežiti upravljanje profitabilnošću, bez morala zaposlenika.

Produktivnost i kontrola troškova

Jedna malo prepoznata strategija, koja pruža kontrolu troškova i povećanu učinkovitost bez negativnog utjecaja na produktivnost i moral, jest optimiziranje usluga tiskanja organizacije.

Unatoč cijenjenom konceptu "ureda bez papira", organizacije svih veličina i dalje se vode putem dokumenata, bilo da se radi o njihovim internim procesima, sustavima prijavljivanja ili njihovim strategijama pribavljanja i zadržavanja kupaca.

Mnogi rukovoditelji agresivno traže smislene strategije za smanjenje režijskih troškova, istovremeno povećavajući prinos imovine usprkos teškom operativnom kontekstu. Izazov je kako postići ta dva cilja bez obveza na velike kapitalne izdatke.

Rastući ekonomski utjecaj tiska

Istraživanja Gartner grupe procjenjuju da se u proizvodnji prosječno troši između jedan i tri posto godišnjeg prihoda tvrtke. Ovo istraživanje podrazumijeva da će tvrtka u ovoj godini na ispis dokumenta vjerojatno potrošiti između 100 000 i 300 000 američkih dolara.

Pogoršava ovu situaciju stalni rast tih troškova u mnogim organizacijama. Provedba učinkovite holističke strategije upravljanja ispisom vraća kontrolu nad tim troškovima organizacije.

Što su usluge upravljanog ispisa?

Usluge upravljanja ispisom (MPS) je paket poslovnih usluga koji nude pružatelji ispisa koji upravljaju svim aspektima uređaja za tisak vašeg poslovanja, uključujući pisače, skenere, faksove i kopirke. MPS kombinira savjetovanje, hardver, softver, implementaciju i operacije u jednom prodajnom rješenju za upravljanje.

Optimiziranjem uređaja za ispis i usluga organizacije štede novac i proizvode manje papirnog otpada, što je sjajno za okoliš i povećava učinkovitost.

Fotografiju Agê Barros na Unsplash-u

8 načina upravljanja uslugama ispisa pogoduje organizaciji

Evo osam načina kako programi MPS imaju koristi od organizacije:

1. Ispis analitike

Iako IT odjeli tradicionalno analiziraju potrebe flote pisača za organizaciju, rijetko je najproduktivnije korištenje njihovog vremena ili resursa. MPS dobavljač uživa u iscrpnom iskustvu analizirajući flote za ispis svih veličina i konfiguracija. Posjeduju i stručno znanje i znanje o metodologiji i praksi za konsolidaciju voznog parka najbolje klase, kako bi se osiguralo da vaše poslovanje implementira pravu opremu po pristupačnoj cijeni. Ovom se analizom obično procjenjuju svi aspekti potreba tiska u vašoj organizaciji uključujući ispis, skeniranje, kopiranje i faksiranje.

2. Zamijenite neefikasne pisače

Davatelji usluga upravljane usluge ispisa mogu brzo prepoznati koji strojevi imaju slabiju izvedbu i preporučiti učinkovitije zamjene koje bliže odražavaju potrebe vaše organizacije. MPS pružatelji usluga su iskusni, dobro poznati stručnjaci koji razumiju kako uređaje za ispis uskladiti s poslovnim potrebama i, što je najvažnije, njihovim proračunima.

3 Pojednostavite lokalne pisače

Jedan od prvih aspekata koji se procjenjuje je potreba i uporaba lokalnih pisača. Lokalni pisači se obično tiču ​​neučinkovitosti i često su skuplje za uporabu nego što je ostvareno. Ovi pisači obično služe samo jednom korisniku i rijetko su umreženi što ih čini neučinkovitima u današnjim poslovnim okruženjima orijentiranim na tim. Oni također često zahtijevaju svoje spremnike koji su skuplji i dodaju složenost kupnji i upravljanju zalihama.

4. Pojednostavljivanje lokacije pisača

Lociranje vaše opreme za ispis na lako dostupnim mjestima za kritičnu masu zaposlenika dokazano je da poboljšava tijek rada, maksimalizira upotrebu pisača i sadrži ukupne troškove ispisa. Lako dostupna oprema za ispis pomaže produktivnosti zaposlenika i učinkovitosti rada. Suviše često gubimo vrijeme hodajući kroz zgradu ili do drugog kata za prikupljanje ispisanih dokumenata, ometajući mogućnost vašeg zaposlenika da prođe kroz njihov posao.

5. Predstavljamo predvidljivost ispisa

MPS programi olakšavaju konsolidaciju vaših troškova ispisa, opreme i dobavljača, što svima pruža organizaciju transparentnost u cijelom ulaganju u tisak. Partnerstvo s pružateljem MPS-a uklanja nesretna iznenađenja oko održavanja opreme ili nepredvidive ukupne troškove ispisa.

6. Automatizacija bešavne opskrbe

Eliminiranje potrebe za ručnim naručivanjem toner kaseta MPS sporazumom smanjuje poremećaj radnog tijeka zbog incidenata sa zalihama. Vaš MPS program nadzire vaše uređaje i automatizira isporuke tonera koje pokreću ugrađeni senzori pisača, koji otkrivaju situacije s malim tonerima, osiguravajući da vaše osoblje ostane produktivno uklanjajući zastoje opreme za ispis uzrokovane prekidima napajanja.

7. Implementacija daljinskog ispisa

Zahvaljujući mobilnom ispisu, vaši zaposlenici moći će daljinski ispisati s mjesta izvan mjesta, s bilo kojeg uređaja u vašoj floti opreme. Ova podrška povećava produktivnost i pristup informacijama bez obzira na zemljopisni položaj. Vaši zaposlenici ne moraju ulaziti u ured kako bi ispisali kritičke papire, a ostalo osoblje ne mora gubiti dragocjeno vrijeme u potrazi za pravim dokumentom za ispis. Ako vaša tvrtka prihvaća mobilno okruženje za ispis, pružatelji usluga MPS mogu vam pomoći u implementaciji, održavanju i podršci podrške za uklanjanje problema s daljinskim ispisom.

8. Podrška za trening i Help Desk

IT odjeli su često usredotočeni na svoje glavne zadatke. Osposobljavanje zaposlenika o rukovanju pisačima i rješavanje problema s ispisom rijetko je njihov glavni prioritet. Davatelji usluga upravljane usluge ispisa mogu pružiti sveobuhvatno usavršavanje osoblja i stalnu podršku Help Desk-a za pitanja ispisa.

Važnost strategije upravljanja ispisom

Unatoč nestabilnom radnom okruženju, većina tvrtki i dalje bilježi rast ispisa unutar i izvan svoje organizacije, što dovodi do pritiska da njihove flote za tisak odgovarajuće veličine. Slično tome, mnoge tvrtke pronalaze više tiska u boji u uredu, što je posebno važno zbog njihovih ukupnih troškova tiskanja, jer otisci u boji koštaju 5 do 10 puta više od crno-bijelih.

Uz ove eskalirajuće troškove, mnoge tvrtke surađuju s više dobavljača za hardver, zalihe i popravke pisača. Upravljanje tim odnosima i obrada više faktura stvara nepotrebne troškove i povećava složenost poslovanja organizacije. Slično tome, mnoge tvrtke nemaju pojma na što troše tiskanje u uredu, jer su troškovi za zalihe, usluge, hardver i podršku sakriveni u više proračunskih linija.

Produktivnost

Ispis također izravno utječe na produktivnost vaše organizacije. Dostava dokumenata na pravo mjesto u pravo vrijeme nalazi se u središtu svakog tijeka rada. Neučinkoviti, pisači za starenje često se pokazuju sklonima kvarovima, što ometa učinkovitost ureda.

Srećom, dobro provedena MPS strategija može izravno povećati produktivnost. Preventivno održavanje u kombinaciji s automatskim programom ponovnog punjenja osigurat će da flota neprekidno djeluje što rezultira manjim odvraćanjem vašeg osoblja od zastoja pisača uzrokovanog mehaničkim kvarom ili ispadanjem tonera.

Slično tome, ponovno raspoređivanje pravih sustava ispisa na mjesta velikog volumena također može povećati produktivnost, kao što može povući zastarjelu ili neučinkovitu opremu i osvježiti tehnologiju pisača kako bi se osigurala nova funkcionalnost u ključnim točkama potrebe vaše organizacije.

IT produktivnost

Možda najveća ušteda troškova može se naći u produktivnijem odjelu informatike. Interni informacijski resursi neke su od najskupljih mogućnosti vaše organizacije. Nema smisla koristiti te resurse za popravljanje mehaničkih uređaja poput pisača. Umjesto upućivanja poziva frustriranih korisnika s problemima pisača, vaš se IT tim može usredotočiti na temeljne inicijative poput nove implementacije softvera i nadogradnje i sigurnosti.

Neučinkovita ispisna infrastruktura može izravno utjecati na produktivnost vašeg IT odjela. Istraživanje pokazuje da se u nekim organizacijama i do 50 posto poziva službe službe pomoći odnosi na isključenje pisača. Dati su pisači mehanički hardverski predmeti; mnogi od ovih poziva traže od IT osobe da pregleda pisač. Ako je problem pisača povezan s hardverom, često je potreban poziv treće strane kako bi se otklonila greška.

Više problema s modelima pisača dodatno suočava ovaj problem. Svaki model ima različit upravljački program i korisničko sučelje koje se mora dosljedno ažurirati zajedno s operativnim sustavom. Međutim, najveći utjecaj pisača na IT produktivnost je ometanje koje oni predstavljaju za vaše skupe i često ograničene IT resurse. Stvaranje učinkovite strategije koja optimizira vaše usluge ispisa može vam pomoći u kontroli IT troškova i poboljšanju produktivnosti IT tima.

Prednosti za okoliš

Ispis također može imati značajan utjecaj na naše okruženje. Prosječni uredski radnik godišnje potroši 10 000 stranica papira. Budući da je za proizvodnju kutije od papira potrebno 60 posto stabla, svaki uredski radnik godišnje potroši otprilike 1,2 stabla. Dodajte tome stakleničke plinove koji emitiraju industrijski procesi korišteni u izradi papira, pomnoženo s brojem zaposlenika u vašoj organizaciji i brzo započinjete uvid u potencijalni utjecaj tiskanja na okoliš.

„Usamljeno stablo na polju svježe zelene pšenice“ Johanna Siemensa na Unsplash-u

Pisači i kopirni uređaji također troše veliku količinu električne energije. Pisači su uvijek uključeni, što znači da stalno troše struju i koriste toplinu tijekom procesa ispisa kako bi toner spajali na papir. Dakle, pisači predstavljaju najveći uredski najveći potrošač električne energije.

Proaktivno upravljanje flotom vašeg pisača također omogućava provedbu inicijativa za smanjenje ugljičnog otiska vaše organizacije. Smanjivanje upotrebe papira ne samo da smanjuje broj stabala koje konzumira vaša tvrtka, već također pomaže nadoknaditi sve veće troškove papira za pisač. Očito mjesto za početak je smanjenje potrošnje papira. Usvojite obostrani ispis (dvostrani ispis) kako biste smanjili potrošnju papira. Slično tome, neke organizacije usvajaju tehnologiju elektroničkih obrazaca kako bi uklonile potrebu za skupim unaprijed tiskanim obrascima. Također možete smanjiti potrošnju električne energije osiguravajući da su uključene mjere uštede energije kako bi se sustavi ispisa stavili u stanje pripravnosti za vrijeme sporog korištenja.

Oprema za pisač također ima utjecaj na okoliš. Prosječni uložak za pisač zahtijeva 3 ulja. Ako se spremnik s tintom ne reciklira, potrebno je više od 1000 godina da se taj spremnik razloži na odlagalištu. Dakle, što više organizacija čini minimiziranje otpada povezanog s ispisom; niži će im biti ugljični otisak.

Upravljanje operativnim troškovima

Ne možete upravljati onim što ne možete mjeriti. Strategija upravljanja ispisanim uslugama započinje opsežnom procjenom trenutne radne situacije. Cilj je procijeniti ukupni trošak vlasništva (TCO) vašeg uredskog ispisa i identificirati mogućnosti za smanjenje operativnih troškova za proizvode povezane s ispisom.

Fotografiju Jonathana Brinkhorsta na Unsplash-u

MPS procjena pruža i osnovnu vrijednost za mjerenje poboljšanja i kratak prikaz trenutne situacije kako bi se istaknule mogućnosti za poboljšanje. Razumijevanje vaše trenutne situacije pruža osnovnu osnovu za suočavanje sa rastućim troškovima.

Vaša strategija upravljanih uslugama ispisa može se usporediti s ovom referentnom vrijednošću za ocjenu kontinuirane učinkovitosti programa. Optimizacija flote mogla bi uključivati ​​konsolidaciju suvišnih uređaja, dodatno smanjujući vašu električnu upotrebu i troškove.

Četiri ključna pokretača MPS-a

Učinkovita MPS strategija donosi povećanu vidljivost i kontrolu upotrebe ispisa, osigurava poboljšanu dostupnost uređaja i značajna smanjenja troškova uz istodobno ostvarenje značajnih prednosti za okoliš.

1. Smanjeni i predvidljiviji troškovi ispisa: Učinkoviti MPS ostvarit će uštede racionalizacijom flote vašeg pisača, povećanjem omjera zaposlenik / pisač i korištenjem učinkovitijih uređaja. Ugovori zasnovani na najmu prevladavaju potrebu za kapitalnim izdacima za kupnju novog hardvera i mogu zamijeniti model kapitalnog troška s onim u kojem mjesečne / tromjesečne naknade pokrivaju hardver, uslugu i zalihe, pružajući transparentne i vrlo predvidljive troškove

2. Poboljšana produktivnost: Kako vaš, MPS pruža proaktivnu podršku i rutinsko održavanje, osoblje koristi od povećanog produženja rada, manje kvarova, a teret IT Help Desk-a znatno se smanjuje, ostavljajući IT osoblje da se usredotoči na kritične kompetencije

3. Poboljšana sigurnost i usklađenost: MPS može identificirati sigurnosne rizike dokumenata i preporučiti rješenja, poput "povuci ispis", poboljšati sigurnost kao i privatnost i pružiti krajnje revizijske zapise o korištenju ispisa

4. Smanjeni utjecaj na okoliš: Potrošnja energije se smanjuje konsolidacijom uređaja, dok se upotreba papira može smanjiti pomoću tehnika pametnog ispisa poput dvostranog tiska, brošura i sigurnog ispisa. Prekomjerna upotreba papira i tinte / tonera zbog 'izgubljenog' izlaza koji je ostavljen u ladicama pisača ili ga je pokupila pogrešna osoba, također se svodi na najmanju mjeru usvajanjem poteznog tiska. MPS programi nude i okolišno prihvatljive odredbe te odlaganje rabljenih potrošnog materijala.

Zaključak

U današnjem složenom i visoko konkurentnom operativnom okruženju, dvostruki imperativ obuzdavanja troškova, uz povećanje produktivnosti, često zahtijeva neko bočno razmišljanje. Srećom, jedan od načina da se iskoriste ove prednosti leži u provedbi razumne strategije optimizirane usluge ispisa. Nekoliko drugih inicijativa može istovremeno pružiti upravljanje troškovima, povećati produktivnost, osloboditi IT resurse i umanjiti vaš ugljični otisak.

p.s. Ako vam se ovo svidjelo, dajte mi barem desetak pljeska za sreću;)

Ako želite znati više o Uslugama upravljanja ispisom (MPS) i kako to može koristiti vašoj organizaciji, slobodno me kontaktirajte na bilo koji od sljedećih načina:

Facebook, Twitter, LinkedIn ili Instagram!